Coordonnateur administratif
Sommaire
Relevant du directeur général, le coordonnateur administratif est chargé de planifier, d’organiser et mettre en oeuvre toutes les activités reliées à la gestion administrative de l’organisme. À cette fin, la personne titulaire prépare des dossiers pour le directeur général et le soutient dans ses fonctions cléricales, administratives et stratégiques, établit les liens fonctionnels avec les intervenants et analyse les différentes données recueillies au sein de l’organisme. Il contribue aux bilans périodiques exigés par les bailleurs de fonds. Il négocie et fait le suivi auprès de différents fournisseurs de services et contribue à la bonne gestion financière et matérielle de l’organisme.
Principales fonctions et responsabilités
Soutien à la direction générale
- Effectuer les tâches de secrétariat du directeur général et les divers mandats qui lui sont délégués par le directeur général.
- Participer activement aux réunions de l’équipe de gestion.
- Préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions de l’équipe de gestion.
Ressources matérielles
- Représenter la direction auprès du propriétaire de l’immeuble.
- Établir les liens avec les fournisseurs de services tels que : téléphone, Internet, imprimantes, entretien et réparation des locaux, assurances, etc.
- Gérer les ressources matérielles, identifier les besoins en biens et en services, administrer et contrôler les budgets des différents contrats avec les fournisseurs et effectuer les achats des équipements et des fournitures
Ressources informationnelles
- Voir avec les fournisseurs des services en technologie de l’information à la mise à niveau du matériel informatique, des logiciels, des serveurs Web et veiller à leur bonne utilisation.
- Planifier les achats informatiques et autres et en faire l’acquisition suite à l’autorisation du DG
Ressources humaines
- Préparer les contrats de travail et tenir à jour les informations sur les ressources humaines salariées et contractuelles (coordonnées, contrats de travail, assurances collectives, RÉER, absences, vacances, ancienneté, etc.).
- Faire la mise à jour des politiques et outils de relations de travail et effectuer les déclarations annuelles en matière d’équité salariale et de santé sécurité au travail.
Gouvernance
- Tenir à jour le registre des membres et organiser la campagne de renouvellement des adhésions.
- Tenir à jour les coordonnées des membres du Conseil d'administration et produire la déclaration annuelle au registraire des entreprises.
- Organiser les rencontres du CA en fonction du calendrier établi par le conseil d’administration (convocation, impression des documents, lunch et autres).
- Classer les documents constitutifs et les procès-verbaux des rencontres du CA et des comités.
- Organiser l’Assemblée générale annuelle.
- Tenir à jour les informations des donateurs et commanditaires.
Soutien à la gestion financière (en lien avec le technicien comptable)
- Coordonner les factures et comptes à payer
- Vérifier et transmettre les feuilles de temps et les informations sur les départs, congés de maternité, paternité et autres pour la paie
- Encaisser les inscriptions des cours d’anglais et planifier les évaluations avec les professeurs
- Effectuer le suivi des banques d’heures et de congés (vacances, journées mobiles, congés sociaux)
- Coordonner la signature des chèques et effectuer les dépôts à la banque.
Services et activités de l'organisme
- Tenir à jour les informations sur les bailleurs de fonds, classer les ententes par projet ou programme et faire le suivi du versement des subventions.
- Contribuer à la planification des services et des activités conjointement avec l'équipe de gestion.
- Collecter et traiter l’information venant du Service à la clientèle.
- Rédiger des rapports d’activités internes et externes, s’il y a lieu.
- Supervise la préparation du rapport annuel d’activités annuel pour l’Assemblée générale annuelle.
Exigences
- Diplôme universitaire en gestion
- 3 à 5 années d’expérience en lien avec le poste
- Connaissance du milieu communautaire et de l’immigration un atout
- Excellent français parlé et écrit, anglais un atout
- Maîtrise des outils informatiques
Qualités
- Sens développé de l’organisation
- Rigueur et esprit de synthèse afin de gérer de façon optimale toutes les informations
- Bon sens de la négociation
- Capacité d’établir des relations interpersonnelles positives
- Talents pour coordonner le travail avec les autres personnes concernées
- Transparence, grand sens de l’éthique et confidentialité
- Proactif
Conditions offertes
- Emploi permanent 35 heures/semaine
- Flexibilité au niveau des horaires de travail
- Programme d’avantages sociaux avantageux
- Assurances collectives et REER
- Milieu de travail stimulant
- Salaire selon grille salariale en vigueur
- Entrée en fonction : Janvier 2019.
Candidatures
Les personnes intéressées à postuler sont invitées à faire parvenir une lettre de motivation ainsi qu’un curriculum vitae par courriel à : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. avant le 23 novembre 2018 à 17h00.
Nous tenons à remercier toutes celles et ceux qui ferons parvenir leur candidature. Seules les personnes retenues seront contactées. Le genre masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte, il inclut le genre féminin