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Technicienne ou technicien en administration SE-22-26

Panoramic RV 2La Commission est un organisme indépendant du gouvernement et remplit sa mission au seul bénéfice de la population et dans l’intérêt du public. Elle assure la promotion et le respect des droits énoncés  dans la Charte des droits et libertés de la personne du Québec.  

 

Description des tâches 

Sous l’autorité de la conseillère ou du conseiller cadre stratégique, la ou le titulaire du poste effectue différents travaux administratifs et  de secrétariat, liés aux activités de la présidence, visant à assurer les services fonctionnels nécessaires à la bonne marche de la  présidence. Plus particulièrement, la ou le titulaire du poste a comme tâche, de façon non limitative de;

  • Organiser, planifier et tenir à jour les agendas à la présidence et en assurer le suivi : prendre les rendez-vous, coordonner et  organiser les déplacements et assurer le suivi des dossiers de voyage et de dépenses de fonction; organiser les voyages et  les rencontres à l’extérieur du pays ou de la province, effectuer les réservations d’avion, de train, d’hôtel, etc.;
  • Assurer le soutien technique et administratif à la présidence; 
  • Assister la ou le gestionnaire et les professionnelles et professionnels dans la réalisation de leur mandat;
  • Assurer les tâches administratives en support aux membres de la Commission (rapports de frais de déplacement et  demandes de paiement dans SAGIR, effectuer les réservations d’hôtel, de train et d’avion); 
  • Effectuer des recherches et saisir diverses correspondances (plaintes, demandes d’avis, autres, reçues à la présidence dans  le CLIC_MARC ou le CLIC_QS; 
  • Effectuer divers travaux de nature administrative et de secrétariat tels lettres, notes de services, rapports, documents de  présentation, tableaux, bulletin d’information interne, autres; 
  • Effectuer le traitement et la distribution du courrier et des courriels et préparer des accusés de réception;
  • Préparer les dossiers pertinents et requis en lien avec les rencontres, colloques, conférences ou réunions ainsi que pour le  suivi à donner au traitement de la correspondance; 
  • Agir comme ressource mandataire pour le système SAGIR (compléter dans le système SAGIR les formulaires de frais de  représentation et de déplacement); 
  • Effectuer les démarches relatives aux inscriptions pour congrès, colloques, sessions de formation, etc.;
  • Transiger avec différents ministères et organismes en répondant aux appels téléphoniques et en plaçant des appels; donner  et recueillir divers renseignements, répondre à des demandes d’informations relevant de sa compétence;
  • Recenser les activités internes et externes de la présidence pour la préparation mensuelle du calendrier d’activités et procéder  à la saisie des informations dans le portail de la Commission; 
  • Recueillir et compiler les données tant qualitatives que quantitatives sur des demandes qui lui sont soumises et analyser des  statistiques pour la rédaction de différents rapports; 
  • Voir à l’organisation logistique de diverses réunions : envoi de l’ordre du jour et documents, convocation, réservation de la  salle; préparation matérielle de la salle, etc.; 
  • Être appelée ou appelé au besoin à assister à des réunions et à rédiger les comptes rendus; 
  • Élaborer et tenir à jour le système de classement et de repérage de dossiers et de divers répertoires de lois, règlements,  directives ou autres; 
  • Effectuer divers travaux en lien avec l’archivage des documents (envoi et réception des boîtes d’archives, destruction des  dossiers, etc.) et la gestion documentaire selon les directives établies;  
  • Assumer les responsabilités reliées à ses fonctions à l’égard de la gestion informatisée des dossiers (numériser, importer, voir  à l’appellation des divers documents); 
  • Accomplir toute autre tâche connexe ou mandat particulier confié par la conseillère ou le conseiller cadre stratégique et  compatible avec l'emploi. 

 Exigences

  • Détenir un diplôme d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives, bureautique ou dans une autre spécialisation  pertinente ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
  • Est également admise ou admis une candidate ou un candidat qui a un nombre d'années de scolarité inférieur à celui exigé au  paragraphe précédent, à la condition qu'elle ou il compense chaque année de scolarité manquante par deux (2) années d'expérience  pertinente; toutefois, la candidate ou le candidat doit détenir au moins un certificat d'études secondaires équivalant à une onzième  (11e) année ou à une cinquième (5e) année du secondaire ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par le ministère  de l'Éducation et de l’Enseignement supérieur ou par l’autorité compétente;
  • Et posséder une (1) année d’expérience pertinente;
  • Et posséder une bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.
  • Bonne connaissance des règles et de l’orthographe du français écrit;
  • Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office dont principalement Word, Excel, Power Point ainsi que Internet;
  • Capacité à organiser et planifier son travail de façon efficace et méthodique;
  • Capacité à faire preuve d’autonomie dans l’exercice de ses fonctions;
  • Capacité à faire preuve d’initiative dans la réalisation de ses tâches;
  • Capacité à communiquer efficacement oralement et par écrit;
  • Capacité à travailler en équipe et à transiger avec des personnes issues de plusieurs directions et de tous les niveaux;
  • Capacité à travailler sous pression;
  • Disponibilité et flexibilité selon les impératifs organisationnels; 
  • Discrétion, diplomatie et entregent.

Salaire et conditions de travail

Salaire : de 38 575 $ à 53 886 $ Maximum à l’embauche : 44 600 $ 
Nombre d’heures par semaine : 35 
Statut : Emploi régulier à temps complet 

Offre d’emploi : SE-22-26 
Début de l’affichage : 16-09-2022 Fin de l’affichage : 02-10-2022 

Journées de vacances
Journées de maladie
Assurances collectives
Régime de retraite à prestations déterminées
Horaire flexible
 Possibilité, selon certaines conditions, de travailler en mode hybride jusqu’à 3 jours en télétravail par semaine
Politique de télétravail  
Programme d’aide aux employés

Accès à l'égalité

La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et les  candidatures des membres des groupes visés (les femmes, les personnes handicapées, les personnes autochtones, les minorités  visibles et les minorités ethniques) sont encouragées à soumettre leur candidature. Si vous êtes une personne handicapée, vous  pouvez recevoir, sur demande, de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection. 

Lieu de travail

Montréal, Québec

Comment postuler?

Si vous êtes intéressé par cette offre d’emploi, nous vous invitons à nous faire parvenir votre candidature sur notre site internet au  www.cdpdj.qc.ca à la rubrique Emplois au plus tard le 02 octobre 2022 à 17h00. 

Veuillez prendre note que nous communiquerons uniquement avec les candidatures retenues.

 Site web ¨ https://www.cdpdj.qc.ca/fr